外企会议一般分为两种。一种是例行会议，占会议总数三成。另一种是临时性会议，占会议总数七成。由于外企工作人员一般都较为繁忙，会议组织者在准备临时性会议时，一般会提前一周和与会者约时间，以确保与会者能及时调整自己的时间安排。

所有工作会议，必定预先设置主题、确定流程、确定会议组织者。哪些会议是以提出问题为主的，哪些会议是以解决问题为主的，都会在会议前予以明确表示。即便是以统一思想为主的务虚会议，也会确定主题和目的。

国企内的许多会议，是人到了会场才看到会议材料。现场往往会出现主讲人在台上讲话，台下大家纷纷看材料的情况。在外企，会议组织者会预先准备材料，如果材 料阅读量较大，会预先另备一份说明摘要，将材料中的重点、会议中要讨论的主要内容标识出来，使人能一目了然需要讨论的重点。所有材料准备内容，会在会议召 开前几天以邮件等方式发到各位与会者手里，以确保会议召开时，大家人都到场，心里有数。

以部署工作为主的会议，会在开会前，就由会议组织者为每个与会者安排好会上的角色、任务和职权的边界。即每个人到了会场后，被授权做什么、不做什么都很清 晰。会上每个流程都有负责人，每个提出的问题都有专人认领，负责认领的人员则在会后相应地负责事务的落实。

因此，在企业信息化进程中，企业要提高办公效率，增强竞争力，选择使用一个合适的会议管理系统，显得相当重要。