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波兰IT公司的沟通管理

摘 要

有效的沟通管理是项目管理的重要组成部分，因为它可以减少非生产性工作，防止重复，有助于消除错误、管理不确定性并产生创造更好解决方案的想法。它还鼓励团队合作，增加动力，确保所有团队成员的参与。项目规模越大，结果越有意义，因为通信是协调机制，对结果影响最大。这就是为什么我们应该寻找方法和工具来支持这个项目管理领域。本文的目的是介绍近期关于项目团队使用的通信流程支持方法和工具的研究结果，实现项目和媒体种类的通信种类，成为项目团队中最受欢迎成员。本文还描述了项目经理对影响通信流程改善、导致沟通问题的因素的意见。

目 录

第1章 简介 1

第2章 项目管理沟通 2

第3章 异步和同步协作软件 3

第4章 组件，混合通信和项目协作系统 6

第5章 波兰IT公司的沟通管理——研究成果 8

第6章 结论 9

2. 简介

沟通是项目管理中最重要的过程之一。成功的项目完成至关重要，但难以掌握，因为有效的沟通需要团队成员选择最合适的信息传输媒介，并传达最佳信息量以达到最佳业绩。已经证明，太稀缺的信息和过载阻碍了项目绩效。因此，必须以研究和故意的方式使用可用的软件和硬件支持协作和通信，使用适当的工具取决于通信渠道，信息内容和收件人。为了实现这一目标，其中一个先决条件是识别可用于支持项目团队沟通和协作项目的可用软件和硬件的功能和功能。

许多项目，特别是在电子经济中，都是由虚拟企业实现的，虚拟企业在虚拟现实中工作。为了使这些团队能够进行有效的工作和协作，必须应用各种方法和小组工作技术，特别是通信，文件和工作流程管理。

本文包括与通信过程相关的问题的描述，项目实现过程中遇到的通信类型和最常见的通信问题，以及异步和同步信息和电信工具的短暂特征和示例。还有一段致力于混合通信和工作组系统，它们结合了不同种类的异步和同步软件，为项目驱动的组织提供一套通信和协作工具。本文的研究部分讨论了波兰公司项目团队为支持沟通和文档流程以及与此相关的其他问题而使用的工具和应用的发现。结论包括进一步研究领域的建议。

1. 项目管理沟通

在项目生命周期的所有阶段，良好的沟通是完成项目成功的所有其他因素的重要成功因素。对结果是决定性的项目，特别是大型项目。越大越复杂的项目，沟通越重要，因为沟通是协调的社会机制，最有力地影响结果。通信应从项目分配开始，并在项目的整个生命周期中每天继续，甚至每小时继续。重要的是要意识到沟通不仅仅是说话或写信，而且是建立共同理解的双向过程。没有这种理解，就不可能去同意、不同意或解决任何事情。

有效的沟通管理保证每个项目组成员都能随时了解项目状况。一些详细信息可能不是与所有团队成员共享，但总体来说应该始终在整个团队中共享。为了使项目团队内部的沟通得到有效的沟通，与各级项目人员和利益相关者保持开放，定期和准确的沟通渠道是很重要的，这确保了指导的顺利流动、充分警告风险和变化，以便早日评估和准备。

成功的沟通需要以重点为导向，而不是一般性质，时间安排至关重要。有效利用可以减少非生产力、避免重复，有助于消除错误。它可以帮助管理不确定性，可能会导致更早发现问题，或者产生导致更好解决方案的想法。此外，它鼓励团队合作，增加动力，确保所有关键参与者的参与。最终的结果是一个项目，它更有可能在分配的时间和资源内实现其目标。

项目交流面临着越来越多的挑战。其中一个众所周知的沟通障碍是距离。它限制了通信的类型和数量，并大大减少了非正式的交互。随着项目团队变得全球化，时间差异也会干扰沟通。需要采用特殊的交付方式、通信设备和工具来克服这一挑战。

不同的语言和文化是技术项目的另一个越来越大的沟通挑战。全球工作涉及使用不同语言的人，并且具有不同的工作和沟通方式。在这种环境中共享复杂的技术项目信息是不容易的，误解是常见的。跨职能或组织间项目团队涉及来自非常不同的教育和工作背景的人，这些障碍造成了额外的障碍。

其他沟通挑战源自项目的临时性质。在短期项目中，团队成员之间的沟通是暂时的，这意味着需要在较短的时间内快速建立通信系统。通信问题最常见的原因与以下情况有关：通信不畅，通信缺乏或通信过载。所有这些状态都可能导致项目失败。在选择工具和方法之前，一个项目团队必须考虑到这些方面。

即使电子通信或协作软件变得越来越有效，并且在许多方面支持项目交流，已被证明人际沟通是几乎任何类型合作的基础。这就是为什么组织强烈依赖通信和协作工具的原因。考虑支持计划和非正式手段作为减少沟通的补偿。一些应用程序，例如，群件系统被明确地设计为用电子介导的通信来代替面对面的通信，这可能导致某些社会和隐性的益处的丧失。

1. 异步和同步协作软件

异步协作工具支持非实时通信。其中一些工具鼓励互动，而其他工具则是相当被动的信息供应商。异步交互的最大好处之一是它的灵活性。从技术角度来看，访问异步环境和工具通常可以通过低硬件和网络规范进行，这对于远程参与者来说是有用的，并且对于组织的成本较低。最流行的异步工具有：电子邮件，讨论板，共享日历，项目网站，新闻组和邮件列表。

电子邮件是最常见的协作软件应用程序之一。该工具背后的基本思想是在两个或更多的人之间传递简单的消息，但是即使是相对基本的电子邮件系统，今天通常包括转发消息，提交消息，创建邮件组，附加文件，自动排序和处理消息的有趣功能。电子邮件的主要优点是：交货时间短，可能消耗的信息传输，可能的多媒体附件，选择个性化（根据接收者调整消息），高效率，可测量性和低成本。另一方面，最重要的缺点包括：等待响应的必要性，消息的接收确定性的不确定性，可能导致某些用户的不良行为的可能的匿名性，电子邮件的过载，导致用户不愿意阅读它们（在许多不必要的邮件的流程中，重要的信息可能被忽略）。

讨论板是一个虚拟场所，其成员可以在特定网站上发布消息，阅读对方的消息以及回复消息。这样的论坛往往是为了特定目的而设计的，例如：讨论项目成果的论坛。报告工作活动的状况，发布问题，设定期限和举行一般对话以供大家查看是有用的。特别是小组讨论空间允许对群体知识进行相对简单的审查。具有语言差异的参与者或相对于他人的专业知识较差的参与者，可能需要时间来发展他们的发布和审查他人的内容。这样，团队就可以建立一个共同的知识基础。许多研究强调，正在进行的异步交互 - 例如电子讨论组和论坛中可能的异步交互 - 优于同步计算机中介的通信组，因为它们帮助参与者构建更好的讨论环境。此外，由于语言缺陷或羞怯而无法沟通的人可以花时间撰写答复。

共享或组日历允许许多人进行调度，项目管理和协调。典型的功能检测到计划冲突或找到适合所有人的会议时间。群组日历也有助于找人。群组日历的最明显的优点是可以用来有效地建立会议，确保有适合的人员以及其他必要的资源可用于安排的会议。其他功能可以发送邀请，并通过电子邮件提醒，可以丰富数据文件。共享日历可以跟踪自己的任务，并安排和授予其他用户对它们的访问权限。但是，要使组日历有效地实现“关键群体”的用户必须达成。为了实现这一目标，集团领导和同行至关重要鼓励其他团队成员使用共享日历。组日历的典型问题是：隐私（用户可能会觉得某些活动不是公共事务），完整性和准确性（用户可能会觉得输入计划信息所需的时间没有理由的日历的好处）。

网页浏览器可以访问的项目网站或一般内容可用于发布有关正在进行的项目的各种信息。门户网站可以是被动单向通信渠道或互动维基门户网站，使用户不仅可以阅读内容，还可以创建和编辑内容。静态网站主要用于提供一般信息，涉及到利益相关者的项目，而维客可以被团队成员用于项目任务的日常合作。维基的主要优点是，它们可以创建一个用作项目信息来源的中央门户，并且可以轻松找到所需的信息，促进知识共享，并且由于没有刚性的初始结构，可以以许多不同的方式使用，针对组织的需求。

新闻组和邮件列表类似于电子邮件系统，除了它们用于大群人之间的消息。主要区别在于，新闻组和邮件列表是，新闻组只在明确请求（“按需”）时向用户显示消息，而邮件列表会传递消息，因为它们变为可用（“中断驱动”接口）。在发布信息之后立即提供信息的类似服务是RSS（真正简单的聚合），尽管它不是电子邮件消息，而是以Web浏览器中的条目的形式出现。

新闻组的主要优点是：可以找到并联系在要求领域具有专业知识的人员，监视对某一专题的讨论以及获得和贡献知识的可能性。此外，新闻组通常是结构化的，可能有一个主持人，这有助于维护对象的完整性和重点。缺点可能是：找到答案的问题，不得不等待回应。邮件列表具有类似的优点，尽管他们没有组织方案或结构，如新闻组。他们还有一个缺点：属于一个非常活跃的邮件列表或许多列表可能会容易地超载邮箱，并且无法跟踪所有更新。

当通信进程的参与者直接（面对面的会议）或间接地通过各种通信软件和硬件通信时，同步通信是实时的。支持间接同步通信的最常用工具有：电话和VoIP（IP语音），共享白板，即时消息和聊天系统，视频会议应用和设备。实时通信最明显的优势是即时反馈和立即解释任何歧义的可能性。另外，工具支持实时音频或视频通信以身体语言，语音等形式提供额外的非口头通信内容。同步通信的弱点与安排一个方便的时间让每个人都能遇到的问题相关联，无论是个人还是个人实际上，特别是分散在不同时区的团队成员之间。实时通信的动态给予参与者更少的时间来回应和分析对方的消息，有时使得胆小的参与者不可能做出贡献。高成本和网络技术要求也可能是使用同步计算机中介通信的缺点。

电话是进行远程对话的基本设备。电话设备本身只是与电话网络连接的终端，其可以是任一个地面，蜂窝或卫星。电话网络运营商提供许多有用的功能，如等待呼叫，语音信箱，电话会议。还有VoIP技术（Skype，Net2Phone，Yahoo! Messenger，Google Talk等），可以通过互联网实现类似电话的对话，并可以通过视频扩展。当需要对问题的快速反应时，这两种解决方案都非常有用。网络电话比传统手机便宜得多，并提供许多有趣和有用的功能，例如传输图像，视频，文本和文件以及语音。另一方面，它需要宽带连接，高质量硬件，并依赖于互联网服务提供商。使用语音传播者的可能缺点是，这种对话促成了社交讨论，这可能会导致团队成员脱离工作。

共享的白板允许在各种分布式工作站的两个或更多用户在共享的绘图表面上查看，写入或绘制并处理共享的文档。例如，可以在电话呼叫期间使用，每个人可以在其中进行笔记或工作协同处理视觉问题。大多数共享白板专为非正式对话而设计，但也可以提供结构化通信或更复杂的绘图任务，例如协作平面设计，出版或工程应用。共享的白板可以通过显示电传指针来指示每个人正在绘制或指向的位置，这些指针是彩色编码的或标记为标识每个人。共享白板的主要用途，与实时音频工具相结合，有助于演示文稿和头脑风暴会议。

聊天系统或即时消息系统允许许多人在公共或本地空间中实时写入消息。本地聊天系统通常在公司环境中使用，因为它们允许与同一网络上的任何人聊天。系统可以允许“一对一”（仅与一个用户聊天）或多相（与许多用户同时聊天）通信。聊天系统的一个有趣的功能是具有对话的直接记录，这不仅具有长期价值，而且允许在对话期间进行反向参考。这个功能使人们更容易陷入谈话，仍然在继续讨论。甚至可以通过提取主题线程来生成知识库，分类和归档，并将其与参与者相关联。

视频会议系统允许使用直播视频进行双向或多路呼叫。高成本，低互联网速度和兼容性问题限制了视频系统早期使用到定期视频会议室。现在，可以使用一些更先进的VoIP工具执行视频会议。使用这种工具的成本相当低，组织面对面会议的节省可能很大。当正在讨论视觉信息时，视频是有利的，但在音频通信足够的大多数情况下可能不提供显着的益处。

一般同步通信工具对于解决某些类型的问题很有帮助，涉及处理不同项目组成员的想法和知识。还有机会看到或至少听到其他团队成员，如果他们在遥远的地方，提供社会福利。 但是对于项目任务的日常实现，异步协作应用程序被证明是最合适和最有效率的，主要是因为安排会议的问题，甚至是这些在线的会议。 然而，重要的是不要低估项目团队的同步沟通，并用它来确保更快的反馈周期和更好的项目理解。 尽管有各种各样的信息和电信工具来取代面对面的会议，但项目组应该牢记，个人会议信息丰富度最高。

1. 组件，混合通信和项目协作系统

为了在协作和沟通中取得最佳成果，项目团队利用不同的异步和同步软件的混合。许多提供的组件和项目协作系统都提供了不同的这类工具。其中一些称为混合（统一）通信，是不同功能的组合和通信形式，整合各种传输媒体，以便为用户提供无缝和多样化的通信工具。统一沟通允许用户通过一种媒体发送消息，并由另一种媒体接收消息，这意味着例如可以通过电子邮件访问语音邮件消息。统一通信的最重要的特征之一是存在特征，其中通知用户的可用性状态甚至物理位置。独特的沟通旨在通过提供移动性，存在和联系功能来消除设备和媒体依赖性并优化团队绩效和业务流程。虽然可用的统一通信包提供了各种功能，通常只有其中一些功能由公司使用，具体取决于其配置文件和需求。值得一提的是，为了获得这些解决方案的全部优势，高性能网络基础设施至关重要。

群件系统是基于计算机的应用程序，支持一群为共同事务而努力的沟通，协作和协调目标。组件系统通常具有非常多样化的工具，例如：电子邮件，音频和

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